INFORMATION JURIDIQUE ASSOCIATIVE
Circulaire fédérale à l'usage des Associations Départementales et des Coopératives Scolaires OCCE

Le contexte : Plusieurs questions concernant la photographie scolaire se posent chaque année. Les photographes scolaires sont nombreux désormais à entreprendre les écoles pour de nouveaux services qui interrogent la légalité des pratiques et les droits des coopératives scolaires. Les réponses de l'OCCE aux questions des coopératives ont besoin d'être harmonisées et confortées légalement.

La règlementation : Le Ministère de l'Education Nationale a cadré leur intervention dans le BO du 12/06/2003 : 

http://www.education.gouv.fr/bo/2003/24/MENE0301227C.htm

Outre l'objet des prises de vue concernées qui engagent la responsabilité en tant qu'enseignant, le texte prévoit que :
« Pour les écoles maternelles et élémentaires, dans la mesure où elles ne disposent pas de la personnalité juridique et de l’autonomie financière, seule une association en lien avec l’école, en particulier la coopérative scolaire, peut passer commande auprès d’un photographe et revendre ces photos aux familles. » Ce qui engage la coopérative scolaire.

 
Ce texte du BO comprend en annexe le "Code de bonne conduite des interventions de photographes professionnels en milieu scolaire" élaboré paritairement et dont l’introduction expose :
« Le présent code de bonne conduite a pour objet de préciser les principes et les règles qui régissent les relations entre, d’une part, les photographes professionnels et, d’autre part, les établissements scolaires et les foyers socio-éducatifs, coopératives scolaires et autres associations concernés par la photographie scolaire. Les organisations professionnelles signataires s’engagent à faire respecter les dispositions du présent code ».

La réalité des pratiques commerciales : le secteur des photographes scolaires comme tous les secteurs est concerné par la vente en ligne et s’est outillé via le web pour la réaliser, soit en direct (site du photographe), soit via un prestataire de plateforme spécialisé partenaire du photographe.

L’analyse OCCE : Les textes réglementaires ne s’opposent pas à la vente en ligne en soi (aucune mention) mais imposent des règles au crible desquelles il convient de passer les propositions commerciales existantes aujourd’hui. Dans la mesure où les différents points, que nous demandons à nos mandataires de respecter, sont également respectés par le prestataire, il n’y a pas lieu d’interdire d’y recourir.

Les recommandations : Ainsi, il paraît nécessaire :

• de demander au prestataire s’il est signataire du Code de bonne conduite cité ci-dessus et sur lequel le MEN appuie la confiance accordée aux professionnels depuis 2003. Eventuellement demander le document qui en atteste. 

• de s'assurer qu'il respecte bien les obligations qui en découlent :

1. Pas de démarchage publicitaire : respect de la neutralité de l'école.
2. Pas de signature commerciale à caractère promotionnel sur les photos.
3. Pas de rétribution des personnels des établissements.
4. Pas d'opération commerciale en dehors de cette prise de vues.
5. Une seule séance de prises de vues par an.
6. Lien direct avec l'école et ses missions : seules les photos de classe collectives ou des photos individuelles en situation scolaire.
7. Un bon de commande qui mentionne le prix net, l’objet de la prestation et les modalités de réalisation. La facturation est réalisée au nom de la coopérative scolaire.
8. Respect du droit à l’image : seuls les enfants avec autorisation parentale sont photographiés, sans obligation d'achat.
9. Les obligations de la loi dite « informatique et liberté » sont respectées.
10. Le personnel est compétent et apte à intervenir en milieu scolaire.
11. La sécurité est assurée en évitant tout risque lié au matériel.
12. Les tirages proposés n'excèdent pas 24x32 et les invendus sont détruits.

• Pour ce qui concerne la facturation, nous ne pouvons nous opposer à un traitement dématérialisé et moderne de relations. Il faut impérativement s'assurer que :

1. La facture soit bien adressée à la coopérative pour l’intégralité des photos commandées ;
2. L’enseignant mandataire de la coopérative doit bien avoir un accès direct sur la plateforme à la commande effectuée en ligne par les parents ;
3. Seuls les parents de l’enfant X auront accès à la visualisation des photos de leur enfant pour la commande mais aucun paiement en ligne ne sera effectué par les parents ;
4. Aucune extraction de base élèves ni communication de données individuelles des familles ne sera proposée au photographe ; celui-ci doit générer et délivrer un code confidentiel d’accès à chaque enfant (ou famille) qui ne lui donne pas d’autres indications exploitables commercialement.

  
L'offre en ligne peut faciliter la gestion des commandes et éviter les tirages inutiles mais la transaction financière passe OBLIGATOIREMENT par la coop de l'école.

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PHOTOGRAPHIE SCOLAIRE

Bons de commande / Factures / Contrats
Comment s'y retrouver ?

Pour toute prise de vues dans votre école, le photographe scolaire doit obtenir l'autorisation de la directrice ou du directeur de l'Ecole.

Le photographe doit alors vous proposer un « Bon de commande » cosigné par la directrice ou le directeur et la ou le mandataire de la coopérative scolaire. Ce document permettra ainsi à la directrice ou au directeur de l’Ecole de noter les informations générales concernant l’école ainsi que de valider les conditions de réalisation (dates, horaires, nombre de photographes, etc.). La ou le mandataire devra de son côté cosigner ce document afin de valider l’objet de la commande (détail de la pochette, tarifs d’achat et de vente, facturation au nom de la coopérative, infos sur la livraison, etc.), ainsi que les éventuelles options proposées aux familles.

Le photographe devra joindre au bon de commande un document récapitulant de façon très détaillée les conditions générales de ventes.
Toutes les photos commandées devront être facturées intégralement au nom de la coopérative scolaire de l’école. Le photographe doit absolument inscrire ce libellé sur la facture.




Ventes via un site internet :

Si votre photographe scolaire vous propose de réaliser les photos des enfants et de proposer à la vente lesdites photographies aux parents d’élèves via un site internet,  il convient de demander à votre photographe s’il a signé un contrat avec l’Association Départementale OCCE du Calvados. En cas de réponse négative, celui-ci devra nous contacter au plus vite !

En effet, tout contrat engageant la coopérative scolaire devant être impérativement signé par la Présidente de l’OCCE, chaque photographe scolaire intervenant dans une coopérative scolaire affiliée à l’OCCE, devra nous joindre pour organiser la signature d'un contrat global l’autorisant à recevoir pour son compte le règlement des photos vendues par internet.

A l’issue de sa mission, le photographe adressera à la coopérative scolaire le montant des sommes perçues des familles, le photographe enverra alors un tableau récapitulant les ventes et les règlements reçus, accompagné d’un chèque à l’ordre de la coopérative scolaire. Dans le même temps, le photographe procédera à la facturation des commandes dues en envoyant au mandataire la facture, libellée au nom de la coopérative scolaire, payable à réception.

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Opérations faites pour le compte de tiers
Information comptable à donner à votre photographe ...

Selon l'article 621-11 du Plan Comptable Général :

Les opérations traitées par l'entité pour le compte de tiers en qualité de mandataire sont comptabilisées dans un compte de tiers. Seule la rémunération de l'entité est comptabilisée dans le résultat.

Les opérations traitées, pour le compte de tiers, au nom de l'entité, sont inscrites selon leur nature dans les charges et les produits de l'entité.

Le photographe peut donc comptabiliser les divers mouvements financiers qu'il effectue avec votre coopérative scolaire en utilisant des comptes bien précis qui n'impacteront pas son calcul de TVA !